Quy định Tổ chức & Quản lý Dự án

Các định nghĩa

Trung tâm❞ – Trung tâm UNESCO Văn Hoá Giáo Dục và Đào Tạo (The UNESCO for Culture and Education-UNESCO-CEP).

Dự án❞ – Là  các dự án do Trung tâm quản lý và điều hành. Nội dung dự án năm trong chức năng, phạm vi hoạt động của Trung tâm, được quy định tại Quy Chế Hoạt Động do Liên Hiệp các Hội UNESCO phê duyệt. Trung tâm có thể có một số dự án độc lập chạy cùng một thời điểm. Nhân sự có thể tham gia một hay một số dự án cùng một lúc, tuỳ khả năng.

Nhóm / Nhóm trưởng❞ – Team / Team Leader (LT): Là nhân sự làm việc cho một nội dung đặc biệt của dự án. Một nhóm thường có từ 3 – 5 thành viên. Thành viên của team có thể là thành viên của nhóm hoặc độc lập, tuỳ theo dự án. Ban LT có thể do GL hoặc PM trực tiếp quản lý.

Đội / Đội Trưởng❞ – Group / Group Leader (GL): Là nhân sự của Trung tâm được giao nhiệm vụ trong dự án hoặc là tình nguyện viên tham gia và đảm nhận nhiệm vụ của dự án. Một đội có thể  từ 10 – 100 thành viên. GL do PM trực tiếp quản lý và giao nhiệm vụ. GL có thể tham gia các cuộc họp chung cùng với PMU và Trung tâm.

 ❝Quản lý dự án❞ – Project Manager (PM) – Là nhân sự của Trung tâm được giao nhiệm vụ trong dự án hoặc là tình nguyện viên tham gia và đảm nhận nhiệm vụ của dự án. PM do Giám Đốc Trung Tâm bổ nhiệm và trực tiếp quản lý và giao nhiệm vụ.

Giám Đốc dự án❞ – Project  Director (PD) – Là người đã từng giữ nhiệm vụ PM trong một dự án của Trung tâm tối thiểu 3 năm và chứng tỏ được năng lực điều hành, khả năng và trách nhiệm của mình đối với công việc được giao. PD do Giám Đốc Trung Tâm bổ nhiệm và trực tiếp quản lý.

Ban Quản Lý Dự Án❞ – Project Managment Unit (PMU) – Là những bộ phận cơ bản để điều hành một dự án. PMU tối thiểu gồm 3 bộ phận / nhóm (team):
-     Nhóm nội dung:  Xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch và các chương trình hoạt động cụ thể cho dự án.
-     Nhóm quản trị hành chính: Thư ký dự án, hành chính – hỗ trợ các hoạt động hành chính của dự án.
-     Nhóm tài chính: kế toán, thủ quỹ. Nhóm tài chính có trách nhiệm hỗ trợ PM trong công tác lập hợp đồng, quản lý thu – chi, lập chứng từ để nộp cho kế toán trung tâm theo đúng kỳ hạn báo cáo thuế. Báo cáo quyết toán khi kết thúc dự án.

Tuỳ vào từng dự án mà số lượng Nhóm có thể tăng hay giảm. Mỗi nhóm sẽ có ❝nhóm trưởng❞ – Team Leader – TL là người do PM tuyển chọn, bổ nhiệm, giao nhiệm vụ và quản lý.

1. Vai trò của trung tâm trong công tác quản lý

a)     Trung tâm là đơn vị chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý nhà nước, chính quyền và pháp luật về mọi hoạt động của dự án;
b)     Là đơn vị có quyền quyết định với việc tiếp tục hay ngừng dự án vì lý do nội bộ của tổ chức hoặc các lý do khách quan khác; Trong trường hợp phải ngừng dự án phải xét trên cơ sở đã hoàn thành kế hoạch của dự án và đảm bảo không ảnh hưởng đến quyền lợi của đối tác cùng tham gia dự án.
c)     Có quyền bổ nhiệm / bãi nhiệm Quản lý Dự Án / Nhân sự Ban Quản Lý Dự Án theo yêu cầu công việc / năng lực cán bộ hoặc theo kết quả dự án;
d)     Là đơn vị duyệt kế hoạch và mọi chương trình hoạt động của dự án; Quản lý dự Án triển khai dự án theo kế hoạch được duyệt;

2. Vai trò và trách nhiệm của PM/DM trong công tác quản lý

a)     Thay mặt trung tâm quản lý dự án; điều phối các hoạt động của dự án. Có quyền đề xuất nhân sự cho Ban Quản Lý Dự Án để Ban Giám Đốc bổ nhiệm;
b)     Lên chương trình, kế hoạch của dự án trong từng năm và đề xuất lên Trung tâm. Kế hoạch chỉ được triển khai khi có phê duyệt chính thức của trung tâm;
c)     Phối hợp với BGĐ Trung tâm / Bộ phận Tài Chính Kế Toán của trung tâm trong việc lập kế hoạch chi phí của dự án / kinh phí tài trợ và thu – chi của dự án. Đảm bảo mọi khoản thu – chi hợp lý, hợp lệ và đầy đủ chứng từ theo luật định. Bảo đảm chế độ tài chính minh bạch, rõ ràng và tuyệt đối không để ra mâu thuẫn / sai sót / nhầm lẫn về công tác tài chính;
d)     Chịu trách nhiệm trước BGD Trung Tâm và pháp luật về mọi hoạt động của mình khi hoạt động theo pháp nhân của Trung tâm.

3. Vai trò của và trách nhiệm của các ❝Trưởng nhóm❞ – Group Leaders (GL) của dự án

a)     Các GL là thành viên của PMU:  được BGĐ Trung tâm bổ nhiệm theo nhiệm kỳ của dự án; có quyền tham gia xây dựng nội dung, chương trình hoạt động của dự án; tham gia quản lý dự án; GL có thể là nhân viên của Trung tâm hoặc TNV tham gia dự án.
b)     Hỗ trợ quản lý dự án theo các nội dung công việc được phân công. Thời gian làm việc của TNV có thể theo từng sự kiện của dự án hoặc xuyên suốt dự án;
c)     Là cầu nối giữa Trung tâm và đội ngũ tình nguyện viên; tham gia công tác quản lý và điều phối tình nguyện viên của dự án;
d)     Được tham gia các cuộc họp chung cùng Trung tâm để triển khai kế hoạch; GL làm việc tại trung tâm phải có thẻ TNV do Trung tâm cấp; làm việc theo lịch đăng ký nhưng không quá 3 buổi/ tuần / dự án.

4.  Vai trò và trách nhiệm của tình nguyện viên – TNV

a)     Là TNV tham gia theo từng sự kiện của dự án hoặc theo toàn bộ dự án
b)     TNV làm việc theo nhóm và chịu sự quản lý và điều phối của nhóm trưởng.
c)     Những TNV làm việc thường xuyên tại trung tâm phải có thẻ TNV do trung tâm cấp.
d)     Đảm bảo tham gia dự án trên tinh thần tự nguyện, xem việc tham gia dự án là cơ hội học hỏi, cống hiến và trưởng thành.

5.  Tài chính của Dự Án

a)    Ngân sách dự án

Ngân sách dự án được chi trả từ các nguồn sau:

-     Ngân sách tự có của Trung tâm
-     Ngân sách tài trợ từ đối tác
-     Ngân sách từ dịch vụ truyền thông / quảng bá của sự kiện

b)   Quản lý tài chính:

Trung tâm là tổ chức phi lợi nhuận nhưng phải đảm bảo hoạt động trên nguyên tắc cân bằng thu – chi. Vì vậy mọi dự án phải hoạt động dựa trên nguyên tắc:

-     Trung tâm sẽ hỗ trợ những kinh phí cơ bản trong thời gian đầu, thời gian và mức độ hỗ trợ sẽ tuỳ theo ngân sách của trung tâm và tính chất của dự án;

-     Dự án phải xây dựng được nội dung có ý nghĩa và thiết thực nhằm huy động được sự tham gia và đồng hành của cộng đồng doanh nghiệp và xã hội;

-     Ban QLDA hỗ trợ trung tâm trong việc lập dự toán chi phí, quản lý chi phí, quản lý tài chính được giao để thực hiện dự án và chịu trách nhiệm trước BGĐ trung tâm về kinh phí được giao;

-     Chi phí của dự án sẽ chi cho các nội dung sau:

  • Chi phí trực tiếp cho dự án
  • Chi phí nhân sự cho dự án
  • Đóng góp các loại thuế theo quy định
  • Đóng góp chi phí hành chính, hoạt động cho Trung tâm
  • Trích lập quỹ để đầu tư cho các dự án mới chưa có kinh phí

-     PM có trách nhiệm lập dự toán dự án, kế hoạch doanh thu – chi phí dựa trên các chi phí trên. Gửi Kế Hoạch chi phí trước khi thực hiện để Trung tâm giải ngân theo tiến độ dự án. Khi kết thúc dự án phải có tổng kế quyết toán chi phí của dự án – có đầy đủ chữ ký của Kế Toán dự án – Thủ Quỹ dự án – Quản lý dự án.

6. Quyền quản trị của Trung tâm đối với Dự Án

a)     Xác nhận quyền quản lý cao nhất đối với dự án

-     Trung tâm là đơn vị giữ quyền quyết định đối với mọi hoạt động và nhân sự của dự án.
-      Việc thực hiện đúng các quy định của Nhà Nước là việc mà bất kỳ bộ phận nào làm việc trong trung tâm đều phải tuân theo.
-     Mọi thông tin, tư liệu, nội dung, chương trình là thuộc quyền sở hữu của trung tâm không phụ thuộc vào Ban QLDA nào đang quản lý và điều hành chương trình.

b)     Quyền quản lý duy nhất đối với các kênh truyền thông của dự án

Mọi dự án do Trung tâm điều hành đều do Trung Tâm quản lý về mặt pháp lý và giữ quyền quản trị về mọi kênh thông tin của dự án (không phân biệt kênh đó do bộ phận / cá nhân nào lập ra) nhưng đang phục vụ cho dự án của Trung tâm đều thuộc quyền quản trị của Trung tâm.

c)     Quyền thay đổi PMU:

BGĐ Trung Tâm có quyền thay đổi PMU trong các trường hợp sau:

-     Quản lý và điều hành dự án trong một thời gian nhưng không có hiệu quả.
-     Nội bộ PMU không thống nhất, đoàn kết, không vì mục tiêu và hiệu quả chung.
-     PM / PMU không tuân tuân thủ các quy định của dự án và quy chế hoạt động của Trung tâm;
-     Có những hành vi vi phạm phạm luật, gây ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức.

Trên đây là các quy định của trung tâm trong tổ chức và quản lý dự án, trung tâm có quyền thay đổi mà không cần báo trước, khi nhận thấy sự thay đổi là bắt buộc và phù hợp với điều kiện tại thời điểm đó.

Mọi thành viên tham gia dự án của trung tâm ở bất kỳ vị trí nào đều phải tuân thủ các quy định này và cam kết đã hiểu mọi trách nhiệm và nghĩa vụ trước khi quyết định tham gia dự án.

TP. Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 3 năm 2014

TM. Ban Giám Đốc Trung tâm

(Đã ký)

Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

Publish modules to the "offcanvas" position.