Sổ tay cho thủ lĩnh giờ xanh

Giờ Xanh – chiến dịch được UNESCO – CEP thực hiện từ 06.01.2013 (Dự án Green Talk) là giờ hoạt động môi trường nhằm giáo dục mọi người xung quanh bằng hành động cụ thể, tạo nên sự nhắc nhở ý nghĩa trong cộng đồng khi nhìn thấy màu áo Green Talk. Thời gian hoạt động là 09h sáng Chủ nhật hằng tuần.

A. GIỚI THIỆU VỀ GIỜ XANH

Hoạt động giờ xanh là gì?

Giờ Xanh – chiến dịch được UNESCO – CEP thực hiện từ 06.01.2013 (Dự án Green Talk) là giờ hoạt động môi trường nhằm giáo dục mọi người xung quanh bằng hành động cụ thể, tạo nên sự nhắc nhở ý nghĩa trong cộng đồng khi nhìn thấy màu áo Green Talk. Thời gian hoạt động là 09h sáng Chủ nhật hằng tuần.

Cách thức hoạt động:

‘Giờ xanh’ được thực hiện vào mỗi sáng chủ nhật hàng tuần, với hoạt động chính là thu gom rác, đổi túi ni-lông tự huỷ sinh học song song đó là các hoạt động tuyên truyền bảo vệ môi trường.

Thủ lĩnh Giờ Xanh

Thủ lĩnh xanh – Green Leader làm nhiệm vụ hướng đạo sinh cho hành động môi trường.

Tình nguyện viện tự ứng cử vào vị trí này và thực hiện việc hướng dẫn TNV cách thức, nội dung tuyên truyền.

Tình nguyện viên đặc biệt

Mỗi tuần sẽ có sự xuất hiện của Tình nguyện viên (TNV) đặc biệt (người đi làm, người nổi tiếng, giảng viên, người nước ngoài,…)

TNV này đánh dấu sự lan truyền và hiệu ứng của Giờ Xanh.

Nội dung hoạt động của Giờ Xanh hàng tuần

- 8:00 sáng – 9:00 sáng: Tập trung lục lượng, chuẩn bị dụng cụ, trang bị.

- 9:00 sáng – 10:30 sáng: Chia đội hình thành 5 nhóm, thi đua cùng nhau với các hoạt động chính,

  • Nhặt rác (Nhóm đi bộ) và phân loại túi nilong.
  • Đạp xe đổi túi nilong: lấy túi nilong phân hủy sinh học ở các hộ dân.
  • Đi bộ tuyên truyền: tác hại của bao ni-lông, bảo vệ môi trường.

- 10:30 sáng – 11:00 sáng:

  • Tổng kết lượng túi tự hủy đã phát đi trong ngày.
  • Trao phần thưởng cho nhóm thu gom được nhiều túi nilong (đã qua sử dụng) nhất.
  • Tổng kết số lượng truyện được phân bổ, số lượng túi đã thu gom và chuyển về cơ sở tái chế.

B. CÁC CÔNG VIỆC CẦN THIẾT ĐỂ TỔ CHỨC 1 GIỜ XANH

I. BAN TRUYỀN THÔNG

Thời gian Công việc
Trước sự kiện 1. Đi lấy hình ảnh và bài viết tiền trạm về địa điểm tổ chức Giờ xanh
2. Viết bài viết về kế hoạch Giờ Xanh hàng tuần gửi cho ban biên tập tại
TP.HCM 2 tuần trước khi diễn ra sự kiện. Bài viết sẽ được đăng 1 tuần
trước ngày tổ chức Giờ xanh
3. Tiến hành tổng hợp và gửi lại các comment tốt/không tốt về chiến dịch
Green Talk 2013 trước ngày diễn ra Giờ xanh
4. Trả lời các comment trên fanpage
5. Trả lời các comment trên Website
6. Liên hệ TNV đặc biệt để viết bài về TNV đặc biệt đó.
Trong sự kiện 1. Hỗ trợ báo chí, truyền thông, khách mời tác nghiệp
2. Viết 3 bài về chương trình Giờ Xanh: bài tường thuật, bài phỏng vấn, bài
cảm nhận sau sự kiện.3. Trong 3h sau sự kiện, tập hợp & chọn lọc hình ảnh & cập nhật lại TCBC
sau sự kiện& gửi về cho Ban Tuyền Thông tại TP. HCM
Sau sự kiện 1. Chuẩn bị 1 bài viết và biên tập hình ảnh để gửi TCBC sau sự kiện cho
giới truyền thông và báo chí
2. Theo dõi và tập hợp link các bài viết/ phóng sự về chương trình để gửi
cho BTT tại TP. HCM
3. Kết nối với các khách mời, nhà tài trợ sau sự kiện.4. Gửi bài về Ban
Truyền Thông tại TP.HCM (Ms. Tuyền) để đăng bài lên website: bài viết
tổng hợp về sự kiện, bài viết tổng hợp “cảm nhận riêng” trong buổi Giờ
Xanh dẫn link về FB, đưa link đi các group khác.

II. BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Thời gian Công việc Ghi chú
Trước sự kiện - Liên lạc Thủ lĩnh Giờ Xanh, tìm địa điểm tổ chức- Lên nội dung thực hiện cho chương trình
(một chương trình Giờ Xanh
cần phải đảm bảo
có 2 công việc xương sống là Nhặt rác và Tuyên truyền tác hại túi nilon,
đổi túi tự hủy sinh
học. Tùy quy mô, nhà Tài trợ,… mà sẽ bổ sung thêm các hoạt động như
đạp xe, hướng
nghiệp, đặt gian hàng xanh, chơi nhạc,..- Tập luyện đội flashmob (đội flashmob dành cho các GX lớn, những
GX hàng tuần không
cần nhảy flashmob.- Khảo sát địa điểm. – Chuẩn bị công văn, giấy phép, liên lạc chính quyền xin tổ chức
(Ủy ban Nhân dân
TP/Quận/Phường, Sở tài nguyên Môi trường,…tại nơi mình muốn
tổ chức. Nếu tổ chức tại
trường học cũng cần có giấy phép). – Liên lạc người nổi tiếng (cá nhân được yêu mến nhiều trong
cộng đồng, hình ảnh thân
thiện với các hoạt động tình nguyện, nhất là bảo vệ môi trường, …)
mời đại sứ cho toàn
dự án/ làm TNV đặc biệt cho riêng Giờ Xanh
- Chuẩn bị logistics, hậu cần cho toàn hoạt động- Liệt kê kinh phí hoạt động, lên kế hoạch quản lý thu chi.- Kết nối nhiệm vụ của 4 ban còn lại với nhau, đảm bảo các kế hoạch
tuyển TNV, truyền
thông, marketing, thiết kế…đúng tiến độ.- Đảm bảo chương trình diễn ra an toàn.
Nếu là chương
trình lớn, chuẩn bị trước
2 tháng. Nếu là Giờ Xanh
hàng tuần, chuẩn bị trước
mỗi GX 2 tuần
Một tuần
trước sự kiện
- Nhắc nhở các ban, (công việc cụ thể các ban sẽ được từng ban liệt kê,
ở đây chỉ là các
hoạt động ban TCSK cần nắm)
+ Truyền thông hoàn tất và gửi thông các báo chí, gửi thư mời cho
các đơn vị truyền thông
và báo chí.+ Marketing: lên Danh sách khách mời Nhà tài trợ, gửi cho ban
Truyền thông
để gửi thư
mời đồng loạt.
+ Nhân sự: thống kê danh sách TNV.
+ TCSK: nắm được danh sách TNV, khách mời, nhà tài trợ,..
- Duyệt toàn bộ chương trình trước đó 1 hoặc 2 ngày. Kèm theo việc đi phổ
biến với người
dân trong khu vực về chương trình, cần người dân hợp tác, chuẩn bị các
túi nilon, phế liệu
sẵn để đổi trong chương trình.- Kiểm tra lại toàn bộ logistics cho chương trình.
 
Trong sự kiện - Đảm bảo chương trình chạy đúng kế hoạch đề ra.
- Có kế hoạch dự phòng (mưa, TNV đến ít,…) khi có tình huống bất ngờ
xảy ra.- Đảm bảo không gặp các khó khăn từ chính quyền ở những chương
trình số lượng
TNV lớn,
có tuyên truyền.
- Đảm bảo an toàn cho TNV.
- Đảm bảo hình ảnh truyền thông chương trình trong mắt truyền thông,
nhà tài
trợ.
- Quản lý , phân bổ logistics kỹ càng.
 
Sau sự kiện - Thu nhận phản hồi về khâu tổ chức chương trình từ nhiều phía
(TNV, từ thành viên các ban khác, từ truyền thông, nhà tài trợ,…)
Họp mặt rút kinh nghiệm chương trình.
- Kiểm tra và báo lại số lượng logistics.
- Kê khai chi phí cho chương trình.
- Trả quyền lợi nhà tài trợ và truyền thông.
 

III. BAN NHÂN SỰ

NHÂN SỰ
Thời gian Nội dung công việc Ghi chú
Trước sự kiện 1. Xác định qui mô của sự kiện để nắm được số lượng TNV cần tuyển phù hợp và lên kế hoạch + timeline tuyển dụng.VD: Đối với sự kiện lớn (Ngày Trái đất) yêu cầu >=500TNV. Thời gian bắt đầu tất cả công việc chuẩn bị cho chương trình ít nhất là 1 tháng .Giờ Xanh lẻ yêu cầu >= 100 TNV.2. Tạo form cho TNV đăng ký trên google.docsForm đăng ký tham gia GX khu vực ngoài TP HCM sẽ là 1 form duy nhất và sẽ chỉnh sửa theo nội dung của từng khu vực TLGX theo yêu cầu.Nội dung đảm bảo:
+ Giới thiệu hoạt động (thời gian, địa điểm, nội dung) : để các bạn nắm thông tin chương trình.
+ Thông tin cá nhân: (họ tên, số điện thoại, email để tiện liên hệ, trường,…)
+ Phương tiện đi lại: để sắp xếp nơi để xeP/S: Khuyến khích các bạn TLGX linh hoạt chỉnh sửa form theo yêu cầu trong bản kế hoạch nội dung chương trình Giờ Xanh của mình để dễ quản lý và kiểm soát.Form sẽ được làm trên google drive và dẫn link lên website GreenTalk.vn và fanpage Tình nguyện viên Unesco-Cep.3. Sau khi hoàn thành link đăng ký, gửi link qua cho ban truyền thông đăng lên các kênh truyền thông kèm với bài PR giới thiệu về chương trình, sự kiện.4. Gửi mail cho TNV đã đăng kí qua form để thông báo xác nhận status trên Fanpage** Đây là khâu quan trọng để các TNV thông thường biết được BTC đã nhận được đơn đăng ký qua form của các bạn chưa và cũng gửi mail thông tin chương trình + yêu cầu các TNV thông thường xác nhận trên status fanpage. Chỉ những bạn xác nhận trên fanpage mới có tên trong danh sách chính thức tham gia sự kiện.5. Cập nhật và lọc danh sách đã xác nhận trên Fanpage để chốt danh sách cuối cùng.Gửi danh sách tất cả người đăng kí qua form (chưa xác nhận) và tất cả người đăng kí đã xác nhận cho Thiết kế post lên website.Dẫn link qua fanpgae để các TNV đều nắm thông tin

6. Gửi mail nhắc nhở về nội dung chương trình, thời gian, địa điểm, thông báo cẩn thận về vấn đề lộ trình và chia nhóm-đội, hướng dẫn đường đi/ tuyến xe bus)

7. Xử lý tình huống phát sinh về đăng ký, giải đáp thắc mắc qua mail và comment trên fanpage :

 

 

Link đăng ký tham gia sẽ đi kèm với bài viết PR trước sự kiện của Ban Truyền Thông.Đây là quy trình tuyển chung tại khu vực TP.HCM. Các bạn TLGX khu vực ngoài TP.HCM có thể linh hoạt thay đổi để phù hợp với đặc điểm của từng địa phương. Tuy nhiên, TNV đăng ký tham gia hoạt động cần có đầy đủ những thông tin sau: Họ & đệm, Tên, Giới Tính, Ngày/ Tháng/ Năm Sinh, Nơi học tập/ công tác, Số CMND
Trong sự kiện 1. Điểm danh & cho các bạn check in, phát thẻ đeo TNV2. Check out, cho các bạn ký tên & thu lại thẻ đeo TNV Nếu có áo/ mũ Green Talk thì không cần check in (out) để lấy thẻ đeo
Sau sự kiện Cập nhật lại danh sách các bạn đã tham gia sự kiện để trả quyền lợi cho TNV tham gia (nếu có)  

IV. BAN THIẾT KẾ

THIẾT KẾ, QUAY PHIM, CHỤP HÌNH
Thời gian Nội dung công việc Ghi chú
Trước sự kiện In ấn các ấn phẩm theo như quy định của BQL khu vực TP.HCMTreo banner, băng rôn, dựng sân khấu, … (nếu có)Chuẩn bị máy móc, âm thanh, ánh sáng, …  
Trong sự kiện Chụp ảnh các hoạt động trong Giờ XanhQuay phim (nếu có thể) Thành viên chịu trách nhiệm chụp hình phải liên hệ với Truyền Thông & TCSK để nắm rõ nội dung và lộ trình làm Giờ Xanh để có hình ảnh đầy đủ.
Sau sự kiện Gửi hình ảnh & video cho ban Truyền Thông  

V. BAN MARKETING ĐỐI NGOẠI

HOẠT ĐỘNG CHUNG
Hoạt động Nội dung công việc Ghi chú
Tìm kiếm nguồn tài trợ Mục tiêu:Tìm kiếm nguồn tài trợ cho các hoạt động của Dự ánCác chương trình không có tài trợ, ban Marketing sẽ tổ chức buôn bán gây quỹ tại các hội chợ  
Chuẩn bị:- Viết Hồ sơ xin tài trợ cho toàn dự án, quyền lợi nhà tài trợ, lập danh sách các công ty sẽ xin tài trợ..- Liên hệ với các nhà tài trợ theo từng nhóm:+ Các công ty hoạt động vì môi trường+ Các công ty cần thực hiện trách nhiệm xã hội+ Các công ty nhắm vào giới trẻ+ Các công ty mới thành lập quan tâm tới việc xây dựng thương hiệu  
Quá trình thực hiện:- Hồ sơ gửi nhà tài trợ: được làm dưới dạng 1 file Powerpoint, liệt kê tất cả các chương trình của Dự án cùng với ý nghĩa, mục đích của Dự án và quyền lợi nhà tài trợ- Gọi điện tới các công ty, xin nối máy tới Phòng Marketing hoặc xin số điện thoại, e mail của một anh, chị trong phòng Marketing, để liên hệ, gửi hồ sơ dự án. Khoảng 1 tuần sau sẽ liên hệ lại để xác nhận và chờ phản hổi.- Nếu xin được cuộc hẹn gặp mặt, sẽ bàn rõ hơn về Dự án, Ban Marketing sẽ có Anh Quang, cùng nhóm đã liên lạc được với công ty đó, chị Trinh (Quản lí dự án) đi gặp mặt đàm phán. Tùy theo từng công ty, mà họ sẽ có hứng thú với từng hoạt động khác nhau của Dự án, từ đó chúng ta sẽ viết lại Hồ Sơ theo yêu cầu của họ. Nếu họ đồng ý với chỉnh sửa cuối cùng, sẽ chính thức kí hợp đồng hợp tác  
Xây dựng kế hoạch trao đổi tình nguyện viên với các tổ chức nước ngoài Mục đích:Tạo cơ hội cho các tình nguyện viên (TNV) cơ hữu và thực tập sinh phát triển kỹ năng làm việc, nâng cao tầm nhìn đồng thời mở rộng mối quan hệ; đa dạng hóa các hoạt động của Green Talk nói riêng và UNESCO Việt Nam nói chung; định hướng hình ảnh quốc tế cho Green Talk.  
Tổ chức liên kết:Các tổ chức hoạt động lĩnh vực bảo vệ môi trường; bảo tồn động vật hoang dã; bảo vệ quyền và lợi ích trẻ em; các tổ chức từ thiện;… các tổ chức thế giới đang cùng hoạt động tại địa phương  
Kế hoạch hoạt động- Triển khai hoạt động, tìm kiếm thong tin về các tổ chức NGOs qua mạng Internet, lien hệ với họ bằng email hoặc qua FB. Nếu như có phản hồi tích cực, sẽ triển khai tiếp kế hoạch- TNV của tổ chức đối tác làm TNV đặc biệt trong các Giờ Xanh;- TNV của Green Talk tham gia hoạt động môi trường của tổ chức đối tác (tùy vào từng đối tác mà có những hoạt động khác nhau).-Từ tháng 05/2013 trở đi- Kết thúc hoạt động trao đổi TNV chiến dịch Green Talk 2014; Tiến hành các hoạt động sau chương trình nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài với tổ chức đối tác.  

 

HOẠT ĐỘNG CỤ THỂ NẾU CÓ TÀI TRỢ
Thời gian Nội dung công việc Ghi chú
Trước sự kiện Kiểm tra, đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho NTT trong sự kiện về logo trên banner, back drop, băng rôn, …. (tùy theo thảo thuận/ hợp đồng ký kết) Nắm rõ & ghi chú lại nội dung thỏa thuận ghi trong hợp đồng để trả quyền lợi cho NTT trước, trong & sau sự kiện
Trong sự kiện Kết hợp với ban Truyền Thông đón tiếp nhà tài trợ (khách mời) tham gia sự kiện.  
Sau sự kiện Kết hợp với ban Truyền Thông báo cáo & trả quyền lợi cho NTT: hình ảnh, bài viết, phóng sự, … sau sự kiện (tùy theo thảo thuận/ hợp đồng ký kết)  

Tags: , , , , , ,

Related Articles